Os índices de produtividade do setor fiscal impactam diretamente no sucesso da empresa, ainda mais em momentos de crise como o que temos passado nos últimos anos. Mas, com uma rotina tão desafiadora, como é possível aumentar a produtividade da equipe de forma saudável?
Por produtividade, entende-se a capacidade de produzir mais usando o mínimo de recurso e o menor tempo possível. Logo, o objetivo da produtividade é estimular o trabalho, em busca de melhores resultados, preservando a saúde ocupacional do time.
No intuito de conseguir atingir essa meta, as empresas utilizam de programas motivacionais, bonificação, entre outras estratégias que, por vezes, geram um custo maior e, nem sempre, necessário. A seguir apresentaremos algumas medidas eficazes de gestão com potencial de aumentar a produtividade do seu departamento fiscal.
Boa leitura!
Fatores que afetam a produtividade do departamento fiscal
A produtividade do setor fiscal funciona tal como uma linha de produção. Portanto, identificar os gargalos que interferem nessa cadeia é o primeiro passo rumo ao aumento da produtividade.
Para uma melhor visualização, imagine que as informações fiscais são como a matéria-prima na indústria, esses dados são processados pela equipe, por meio da análise e escrituração, finalizando a produção com a entrega dos documentos obrigatórios.
Entre os principais fatores que interferem na produtividade, estão:
- Falta de padronização de processos: quando os processos não estão padronizados, a equipe pode não entender quais funções deve desempenhar, impedindo que as tarefas sigam um fluxo e cumpram com os prazos estabelecidos. Isso gera retrabalho, aumenta os custos, além de estressar o time;
- Problemas de comunicação: o grande vilão do trabalho em equipe, falhas na comunicação interna e/ou externa são responsáveis por queda na produtividade, insatisfações, prejuízos financeiros etc.;
- Execução manual das atividades: grande parte das tarefas do setor fiscal é repetitiva e minuciosa, o que requer atenção em dobro. A execução manual dessas atividades aumenta as chances de erros e falhas, que exige mais tempo da equipe para correção;
- Falta de qualificação e treinamento: em um setor que precisa estar sempre atento às atualizações do sistema tributário, uma equipe despreparada tende a uma eficiência mais baixa, que pode gerar sérios prejuízos para a empresa.
Como aumentar a produtividade do setor fiscal?
Com base nos principais empecilhos elencados acima, e outras questões específicas do setor fiscal de cada empresa, planeja-se a estratégia para aumentar a produtividade do time.
Entre as soluções, responsáveis pela melhora no rendimento, abaixo seguem algumas sugestões eficazes:
- Estabeleça um cronograma de trabalho
A desorganização é um dos principais inimigos da produtividade. Como vimos, a falta de padronização nos processos traz desarmonias a equipe, cujo procedimento não está claro. Para reverter esse cenário:
- Divida as áreas e estabeleça os pontos e tarefas principais;
- Alinhe toda a equipe ao cronograma e tarefas do setor;
- Delegue tarefas administrativas e de processo a pessoas de confiança na equipe.
- Invista na automatização dos processos manuais
As tecnologias desenvolvidas para facilitar a rotina do setor fiscal oferecem soluções que possibilitam a execução em um dia de uma tarefa que levaria semanas, obviamente, aumentando a produtividade, sem precisar contratar mais pessoas.
Os softwares são a melhor opção atualmente disponível. Verifique junto à equipe suas necessidades para, assim, selecionar o programa que melhor se encaixe na realidade do trabalho. Com várias opções, é importante analisar bem e pesquisar.
A equipe da Config pode te ajudar nisso, entre em contato conosco e saiba mais.
Fora o software adequado, certifique-se de que os equipamentos e máquinas comportam os recursos. Quanto melhor e mais atualizados forem os computadores, melhor será o rendimento do programa e dos profissionais.
- Defina prazos e metas realistas de produtividade
Ter um objetivo não é o suficiente, é necessário traçar uma estratégia de planejamento para alcançá-lo, definindo metas e prazos. As metas são como os degraus de uma escada, que nos levam ao topo, o objetivo – no caso, o aumento da produtividade –, já os prazos, são o tempo pré-estipulado para a equipe atingir cada degrau.
Traçar metas ajuda a visualizar o crescimento e mensurar o desempenho de todos, além de proporcionar o sentimento de satisfação e realização profissional. Quando o time tem um prazo para atingir determinado resultado, todos tendem a ficar mais atentos e focar melhor na atividade, para entregar o que foi solicitado.
Mas, para isso, deve-se ter prudência e cautela. De nada adianta estabelecer metas e/ou prazos fora da realidade do setor. Na hora de definir esses parâmetros, a gestão precisa ter um bom conhecimento do nível de produtividade atual, considerando o desempenho coletivo e individual.
- Mantenha a equipe motivada
A parte mais importante de qualquer processo em uma empresa, independente do setor, são as pessoas que realizam as atividades. Cada colaborador tem razões variadas e próprias para integrar a equipe, por isso trabalhar a motivação é uma tarefa tão desafiadora.
O primeiro passo é compreender que ações motivacionais coletivas não surtem o efeito esperado por um longo período. Quando se trata da motivação da equipe, as empresas têm adotado, cada vez mais, estratégias individuais.
Isso significa que cabe ao gestor do setor fiscal pesquisar o que mantém cada membro do seu time motivado. E, uma ótima forma de recolher essa informação é através de questionários. Elaborado com perguntas abertas ou fechadas, as questões buscam desvendar o grau de satisfação com o ambiente de trabalho.
Com uma equipe motivada, processos ordenados e automatizados, e metas e prazos delineados, a empresa caminha rumo ao aumento da produtividade do setor fiscal.
