Apesar de não estar relacionada ao cálculo de tributos e contribuições, a DEFIS deve ser entregue corretamente para evitar penalidades. O documento exige informações detalhadas sobre a empresa, incluindo:
- Razão social;
- CNPJ;
- Inscrição estadual;
- Atividade econômica;
- Data de início e encerramento (se aplicável);
- Situação cadastral junto à Receita Federal;
- Endereços da matriz e filiais;
- Identificação e participação societária dos administradores;
- Quantidade de funcionários no início e final de 2024;
- Folha de pagamento;
- Impostos e contribuições pagos;
- Investimentos e doações eleitorais;
- Aquisição de bens;
- Ganhos de capital;
- Receita oriunda de exportações;
- Ganhos com operações de renda variável.
Prazos para a entrega da DEFIS 2025
O prazo limite para a transmissão da DEFIS referente ao exercício de 2024 é 31 de março de 2025, uma segunda-feira. Empresas devem se antecipar, garantindo a correta compilação dos dados para evitar inconsistências ou atrasos no envio.
Quem deve declarar a DEFIS?
Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a entregar a DEFIS, independentemente do faturamento no período. Estão incluídas:
Microempresas (ME);
Empresas de Pequeno Porte (EPP);
Empresas inativas no ano de 2024;
Organizações sem movimentação financeira em 2024.Importante destacar que Microempreendedores Individuais (MEI) estão dispensados dessa obrigação, devendo cumprir com a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI).
Penalidades para o atraso na entrega da DEFIS
O descumprimento do prazo pode resultar em penalidades significativas. Entre as consequências estão:
Exclusão do Simples Nacional;
Impedimento para recolhimento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS);
Irregularidade cadastral junto à Receita Federal;
Inscrição na Dívida Ativa da União;
Multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do valor total dos tributos apurados no ano.
A exclusão do Simples Nacional acarreta aumento da carga tributária e pode gerar dificuldades para obtenção de créditos e financiamentos.
Passo a passo para a entrega da DEFIS
- Acesse o Portal do Simples Nacional;
- Utilize o código de acesso ou certificado digital;
- Navegue até “Declarações e Demonstrativos”;
- Selecione “DEFIS” e clique em “Preencher Declaração”;
- Insira as informações exigidas com base nos registros contábeis da empresa;
- Revise os dados inseridos para evitar erros;
- Envie a declaração e guarde o comprovante de entrega.
O preenchimento incorreto pode levar a inconsistências e exigências de retificação, tornando o processo mais complexo.
Melhores práticas para cumprir a obrigação fiscal
Garantir conformidade tributária requer planejamento e organização. Algumas boas práticas incluem:
- Manutenção de registros financeiros atualizados: um sistema contábil eficiente facilita a compilação de dados exigidos pela DEFIS;
- Acompanhamento de prazos: definir lembretes para evitar atrasos e eventuais penalizações;
- Revisão antes do envio: conferir todas as informações e validar a documentação com um contador;
- Uso de softwares de gestão contábil: plataformas especializadas otimizam o preenchimento da declaração e reduzem erros operacionais.
A entrega correta da DEFIS é essencial para evitar sanções e garantir a regularidade fiscal da empresa. Empresas do Simples Nacional devem priorizar a correta compilação das informações e buscar suporte contábil para minimizar riscos e manter a conformidade com as obrigações tributárias.
Fonte: Contábeis