A transição para o modelo do IVA Dual (composto pela CBS federal e pelo IBS estadual/municipal) traz uma profunda mudança operacional para as empresas. No centro dessa transformação digital está a necessidade de formalizar ajustes comerciais e fiscais que antes eram resolvidos por lançamentos puramente financeiros ou contábeis.

O novo sistema passa a exigir a emissão de Notas de Débito e Notas de Crédito, que alimentarão diretamente a apuração assistida do Fisco.

1. O Embasamento Legal e Técnico

A implementação desses documentos fiscais de ajuste não é apenas uma prática comercial, mas uma obrigação estritamente regulamentada:

• Lei Complementar nº 214/2025 (origem no PLP 68/2024): Define as regras gerais, hipóteses de estorno, devolução, cancelamento e ajustes que demandam a emissão de documentos retificadores no regime do IBS e da CBS.
• Regulamentação Administrativa (Decreto nº 12.955/2026 e Resolução CGIBS nº 06/2026): Detalha as obrigações acessórias específicas para o recolhimento e apropriação de créditos de cada uma das esferas do IVA Dual.
• Nota Técnica (NT) nº 2025.002 (SEFAZ): Atualizou o leiaute da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e – Modelo 55), introduzindo novos campos no XML e definindo duas novas finalidades específicas de emissão:
  • Finalidade 5: Nota Fiscal de Crédito.
  • Finalidade 6: Nota Fiscal de Débito.

2. Nota de Débito (Finalidade 6)

A Nota de Débito deve ser emitida quando houver a necessidade de aumentar o valor do imposto devido pelo emitente (o que gera um débito para quem emite e, dependendo da operação, pode reduzir o crédito ou gerar um dever de pagamento ao adquirente).

Quando utilizar:

• Cobrança de encargos financeiros, juros e multas moratórias decorrentes do atraso no pagamento de uma venda (valores que passam a integrar a base de cálculo do imposto).
• Ajustes de preços para maior após o faturamento inicial.
• Regularização de diferenças de alíquota ou base de cálculo subestimadas na nota original.
• Estorno ou anulação de créditos fiscais (como em casos de perdas de estoque, roubos ou destinação de mercadorias para saídas imunes/isentas).

3. Nota de Crédito (Finalidade 5)

A Nota de Crédito é o instrumento inverso. Ela é emitida para reduzir o imposto devido pelo emitente (gerando um direito de recuperar imposto pago a maior para o vendedor e, consequentemente, exigindo o estorno de crédito correspondente por parte do comprador).

Quando utilizar:

• Devolução total ou parcial de mercadorias vendidas.
• Cancelamento de serviços contratados ou redução de valores cobrados.
• Concessão de descontos incondicionais ou abatimentos de preço concedidos após a emissão do documento fiscal original (renegociações comerciais).
• Retificação de erros que resultaram em imposto cobrado a maior na nota de origem.

4. O Impacto no Compliance e a Apuração Assistida

Com o início da obrigatoriedade geral em 2026, o modelo de “Apuração Assistida” — no qual a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS pré-calculam a guia de impostos da empresa com base nos XMLs emitidos — torna esses documentos vitais.

Qualquer alteração de valores de contratos, devoluções ou juros cobrados que não passe pela respectiva Nota de Débito ou Crédito não será reconhecida pelo sistema de apuração, gerando inconsistências fiscais automáticas, riscos de autuação e perda de créditos legítimos para os adquirentes. O compliance tributário, portanto, deixa de ser retroativo e passa a acontecer em tempo real.

O Impacto Prático do Ajuste SINIEF 49/2025 (Efeitos em 03/08/2026)

• Fim da informalidade nos ajustes: O normativo obriga a emissão de NF-e para amarrar de forma rígida a logística e o estoque aos novos créditos/débitos do IVA Dual.
• Baixa e Perda de Estoque (NF-e de Débito):
  • Casos de furto, roubo, deterioração ou perda de mercadorias exigem a emissão de uma NF-e de saída para o próprio emitente.
  • Regra: Utiliza-se a Finalidade 6 (Nota de Débito) com o tipo de operação “07 = Perda em estoque”, gerando o estorno obrigatório do imposto.
• Recusas, Retornos e o “Insucesso na Entrega”:
  • Não basta emitir a nota de ajuste. Torna-se obrigatório o registro do evento de “Insucesso na Entrega” ou “Operação Não Realizada” pelo transportador/destinatário.
  • A NF-e de retorno (crédito) só é válida se houver essa comprovação eletrônica da falha na entrega.
• Reduções Parciais de Valores:
  • A nota de ajuste (crédito) deve obrigatoriamente referenciar a chave de acesso da NF-e original e conter apenas a quantidade ou valor exato a ser deduzido.

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O Vínculo com o Ajuste SINIEF 49/2025 (Prorrogado pelo Ajuste SINIEF 15/2026)

A engrenagem que viabiliza a utilização das notas de débito e crédito na prática é regulada pelo Ajuste SINIEF nº 49/2025. O normativo, que passou a ter vigência obrigatória a partir de 3 de agosto de 2026 (conforme adiamento estabelecido pelo Ajuste SINIEF nº 15/2026), acaba definitivamente com ajustes operacionais informais ou puramente contábeis.

Os três principais pilares de impacto desse ajuste no dia a dia corporativo são:

1. Sincronia entre Logística e Fisco (Insucesso na Entrega): No caso de mercadorias que retornam por recusa do cliente ou não localização do destinatário, a emissão de uma Nota de Crédito de entrada (retorno) agora exige, obrigatoriamente, o registro do evento de “Insucesso na Entrega” (gerado pelo transportador) ou de “Operação não Realizada” (pelo destinatário). Sem esse registro sistêmico que comprova a falha física na entrega, a nota de ajuste não terá consistência fiscal perante o Fisco.
2. Sistemática Rígida para Perdas de Estoque: Sinistros, deteriorações, furtos ou roubos de mercadorias agora obrigam a empresa a emitir uma NF-e contra si mesma (Autofaturamento). Essa operação é tipificada com a Finalidade 6 (Nota de Débito) e o motivo específico “07 = Perda em estoque”. O objetivo central do Fisco é garantir o estorno imediato de quaisquer créditos de IBS/CBS anteriormente apropriados na compra daqueles insumos.
3. Proporcionalidade Rígida nas Reduções: Quando houver necessidade de renegociar valores para menos (e o cancelamento da nota original não for mais juridicamente possível), a Nota de Crédito emitida deve conter exclusivamente os itens, quantidades ou valores que sofreram a redução. O acoplamento por chave de acesso à nota fiscal de origem passa a ser validado de forma matemática pelos servidores do Fisco para evitar duplicidade de créditos.

Conclusão: A prorrogação concedida pelo Ajuste SINIEF 15/2026 não deve ser vista como um relaxamento, mas como uma janela crítica de sobrevivência operacional. Como as notas de débito e crédito passam a exigir integração em tempo real com eventos logísticos (MD-e e CT-e), as empresas que não integrarem seus sistemas de ERP, expedição e escrita fiscal até agosto de 2026 enfrentarão sérios problemas de faturamento e perdas financeiras na apuração assistida.