Certificado digital: é melhor renovar ou fazer um novo? Entenda com base legal

O certificado digital é uma identidade eletrônica que permite assinar documentos, acessar sistemas governamentais, transmitir obrigações fiscais e realizar operações digitais com segurança. No Brasil, os certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil possuem presunção de validade jurídica, autenticidade, integridade e não repúdio.

Na prática, a dúvida entre renovar ou emitir um novo certificado digital depende da situação do titular, da validade do certificado atual e de eventuais mudanças cadastrais.

O que é a renovação do certificado digital?

A renovação consiste na emissão de um novo certificado para o mesmo titular, normalmente antes do vencimento do certificado anterior. Embora seja chamada de “renovação”, tecnicamente há a geração de um novo certificado e de novas chaves criptográficas.

Em alguns casos, a renovação pode ser feita on-line, sem comparecimento presencial, desde que sejam atendidos os requisitos de segurança da Autoridade Certificadora e que o certificado anterior ainda esteja válido.

Quando a renovação costuma ser a melhor opção?

A renovação é recomendada quando:

• o certificado atual ainda está dentro do prazo de validade;
• os dados do titular permanecem os mesmos;
• não houve alteração no nome, CPF, CNPJ, razão social ou quadro societário relevante;
• o certificado não foi perdido, roubado, comprometido ou revogado;
• há necessidade de manter a continuidade do acesso a sistemas, como e-CAC, Receita Federal, eSocial, Conectividade Social, NF-e e plataformas de tribunais.

A principal vantagem é a praticidade. Dependendo do tipo de certificado e das regras da certificadora, o processo pode ser mais rápido e realizado remotamente.

Quando é necessário emitir um novo certificado?

A emissão de um novo certificado é mais indicada — ou obrigatória — nas seguintes hipóteses:

• certificado já vencido;
• perda, roubo, dano ou extravio de token, cartão ou mídia criptográfica;
• suspeita de uso indevido ou vazamento da chave privada;
• revogação do certificado anterior;
• alteração de dados pessoais, como nome civil;
• alteração de dados empresariais, como CNPJ, razão social, natureza jurídica ou responsável perante o CNPJ;
• mudança do representante legal vinculado ao e-CNPJ;
• necessidade de mudar o tipo de certificado, por exemplo, de A1 para A3 ou para certificado em nuvem;
• necessidade de adequar a solução a novos controles internos e de segurança.

No caso do e-CNPJ, é especialmente importante verificar se o representante legal indicado no certificado continua com poderes de representação perante a Receita Federal. Se houve alteração societária ou troca de administrador, normalmente deve ser providenciada a emissão de um novo certificado em nome do responsável atual.

Renovar ou emitir outro: qual é a melhor escolha?

Não existe uma resposta única. A melhor opção depende da regularidade do certificado e dos dados do titular.

Em termos jurídicos, tanto o certificado renovado quanto o novo certificado podem ter a mesma validade, desde que emitidos por entidade credenciada na ICP-Brasil e utilizados de acordo com suas regras. A diferença está no procedimento, na atualização cadastral e na segurança envolvida.

Embasamento legal

A principal norma sobre certificação digital no Brasil é a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

O artigo 10, § 1º, da MP nº 2.200-2/2001 estabelece que as declarações constantes de documentos eletrônicos produzidos com certificação da ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários. Em outras palavras, documentos assinados com certificado digital ICP-Brasil possuem presunção de autenticidade, integridade e validade jurídica.

A norma também prevê, no artigo 10, § 2º, que outros meios de comprovação de autoria e integridade podem ser aceitos pelas partes, desde que admitidos por elas ou pela pessoa a quem o documento for apresentado. Contudo, para diversas obrigações fiscais, empresariais e processuais, o certificado ICP-Brasil é o padrão exigido.

Também merece destaque a Lei nº 14.063/2020, que classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A assinatura eletrônica qualificada é aquela realizada com certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Além disso, a validade e os procedimentos operacionais dos certificados dependem das normas, políticas e práticas de certificação aprovadas no âmbito do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — ITI, autoridade gestora da ICP-Brasil, bem como das regras da Autoridade Certificadora responsável pela emissão.

Cuidados importantes

O titular deve guardar com segurança a senha, token, cartão, arquivo do certificado A1 ou credenciais de certificado em nuvem. A chave privada não deve ser compartilhada com terceiros, pois o uso indevido pode gerar riscos fiscais, trabalhistas, contratuais e até responsabilidades administrativas ou judiciais.

Empresas que permitem o uso do certificado por contadores, funcionários ou prestadores de serviço devem estabelecer controles internos, procurações eletrônicas quando aplicáveis e regras claras de acesso. O certificado representa o titular ou a empresa; portanto, não deve ser tratado apenas como uma senha operacional.

Conclusão

Se o certificado ainda está válido, os dados cadastrais permanecem corretos e não houve qualquer risco de comprometimento, a renovação tende a ser a alternativa mais prática. Por outro lado, se o certificado venceu, foi perdido, sofreu risco de segurança ou houve alteração nos dados pessoais ou empresariais, o mais adequado é emitir um novo certificado.

Em qualquer hipótese, recomenda-se verificar as regras da Autoridade Certificadora escolhida e manter os dados perante a Receita Federal e demais órgãos públicos devidamente atualizados.